Privacy

WE WAARBORGEN JOUW PRIVACY!

De organisatoren eerbiedigen de heersende regelgeving met betrekking tot verwerken van persoonsgegevens en de private levenssfeer.

De voor de stamboom verkregen informatie wordt enkel verwerkt op de manier welke je zelf aangeeft (zie formulier), en de verkregen gegevens alleen gedeeld middels een éénmalige publicatie uitsluitend beschikbaar voor de familieleden. Er wordt dus zeker niets gedeeld met buitenstaanders of openbaar op een website.

JURIDISCHE DUIDING

De feitelijke vereniging Artskesdag, met zetel in de Provincie Antwerpen, wenst in eerste instantie de stamboom van de familie ARTS her samen te stellen met de volgende zeven takken: A. Arts-Hedgren, H. Jacqmain-Arts, G.Arts-Schiltz, J.Arts-Dekkers, C.Arts-Van Den Eynde, P. Arts-Dekkers en F.Arts-Biemans. Dit vergt een ‘historisch onderzoek’ zoals bepaald in Titel 4 van de GDPR-Wet van 30 juli 2018.
Vermits er laatst in 2003 dergelijk werk is uitgevoerd dat dient te worden geactualiseerd, vindt de feitelijke vereniging Artskesdag het niet noodzakelijk een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen, bij gebreke aan een ‘hoog risico’ zoals omschreven in art.35 van de EU GDPR-Verordening.
Een Register van Verwerkingsactiviteiten is voorafgaandelijk opgesteld met o.a de volgende vermeldingen: een stamboom verder samenstellen en actualiseren is het gerechtvaardigd belang en verhindert an sich het pseudonomiseren van de gegevens; de verwerking van de gegevens strekt enkel tot doel om de vermelde stamboom te realiseren en te visualiseren; drie jaren na deze verwezenlijking zullen alle vergaarde gegevens voor het bovenvermelde, worden vernietigd; de beveilingsmaatregelen worden voorzien en opgesomd op technisch en andersluidend vlak.
Voorlopig worden er op http://www.arts.be nog geen cookies benut; van zodra dit zal gebeuren, o.a. bij het afwerken van de website, zal eenieders toestemming worden gevraagd alvorens op de website zelf te kunnen komen. Ondertussen worden er enkel handmatig gegevens verzameld met een scriptie die de geautomatiseerde e-mail, zoals een ‘safe the date’, verzendt; er is wel een track systeem voor de e-mails die geopend worden zodat de organisatie weet wie de e-mail heeft ontvangen en wie niet; alle verbindingen en e-mails worden geëncrypteerd.
Naast de stamboom wordt er naar een artiest gezocht om een allesomvattende familiefoto, bij wijze van kunstwerk, op te maken; het dient beschouwd te worden als een artistieke uitdrukking, zoals voorzien in art. 24 §2 e.v. van de GDPR-Wet van 30 juli 2018.
Op 20 november 2022 wordt er ten slotte een familiefeest georganiseerd. Alvorens hieraan te mogen deelnemen, dient elk familielid, ten laatste bij de inschrijving, uitdrukkelijk te bevestigen ermede akkoord te gaan dat zij/hij vermeld staat op de alsdan uit te geven stamboom en te maken foto; de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers geven eveneens voorafgaandelijk toestemming voor hun kinderen onder de 13 jaar. Bij gebreke hieraan wordt de niet toestemmende persoon geanonimiseerd of gepseudonomiseerd.
Al bij het verzenden van de ‘safe the date’ voor al deze gebeurtenissen, wordt expliciet toestemming gevraagd (zoals vermeld in art.5 hierboven) en wordt het recht geëxpliciteerd om toegang te hebben tot de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokkene met weergave van het e-mail adres dag@arts.be om verbeteringen aan te brengen of om zijn toestemming in te trekken, m.i.v. het recht tot vergetelheid (d.w.z. zijn gegevens definitief te doen wissen). Bij verzoeken dienaangaande, wordt hieraan gevolg gegeven binnen de 30 dagen , te tellen de dag na de aanvraag.
Het is de bedoeling, bij het verder concretiseren van stamboom / foto / familiefeest , om ook deze Algemene Privacy Informatie verder vorm te geven of desgevallend de feitelijke vereniging Artskesdag om te vormen in een v.z.w. waarbij alle familieleden alsdan toetredende leden worden. Alsdan zullen ook de nodige vermeldingen gebeuren in het UBO-register, zoals wettelijk vereist.
De naam van de verwerkingsverantwoordelijke voor de feitelijke vereniging Artskesdag dient te worden meegedeeld bij elk verzoek desbetreffend alsmede de gegevens van de verzekeraar, voor zover als nodig.”

DATAVERWERKING BIJ ONLINE INSCHRIJVING

Daar de verwerking van de gegevens in Europa gebeurt zijn de basisprincipes van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy van toepassing (Algemene Verordering Gegevensbescherming of GDPR).

Om te kunnen deelnemen aan het event is het belangrijk dat wij (de organisatoren van Artskesdag als verwerkingsverantwoordelijke) de toestemming hebben om uw persoonlijke gegevens te verzamelen voor het hieronder gespecifieerde doel.

Abusol BVBA (BE 0865337889) is in dit kader de verwerker van deze gegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. De verzamelde informatie wordt enkel verwerkt volgens de richtlijnen van de verwerkingsverantwoordelijke.

De geregistreerde heeft steeds het recht om:

elk ogenblik gratis kennis te nemen van de persoonsgegevens
te vragen dat onjuiste of onvolledige persoonsgegevens onmiddellijk gecorrigeerd worden
een eerder verleende toestemming in te trekken om gegevens te bewaren tenzij deze gegevens volgens de wet bijgehouden worden
bezwaar te maken tegen de verwerking voor direct marketing doeleinden
een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie

Organisatie mogelijk gemaakt door: